Cách xử lý hóa đơn viết sai

Xuất hóa đơn là nghiệp vụ thường nhật của kế toán, nhất là kế toán bán hàng. Nhưng việc xuất sai hóa đơn vẫn thỉnh thoảng xảy ra cho dù kế toán có nhiều năm kinh nghiệm. Bài viết sau đây, Song Kim  sẽ hướng dẫn chi tiết cách xử lý viết sai hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) chi tiết cho nhiều trường hợp. Mời các bạn tham khảo!

Các trường hợp viết sai hóa đơn phổ biến nhất hiện nay là:

Căn cứ vào điều 20, Thông tư 39/2014/TT-BTC ban hành ngày 31 tháng 03 năm 2014:

Đầu tiên, bạn hãy căn cứ vào thời điểm phát hiện việc xuất hóa đơn bị sai. Từ đó, có thể đưa ra các biện pháp xử lý phù hợp. Cụ thể là:

Cách xử lý hóa đơn viết sai tên công ty hoặc địa chỉ công ty hoặc sai Mã Số Thuế

Riêng đối với trường hợp hóa đơn viết sai tên công ty, địa chỉ công ty nhưng đúng mã số thuế, thì các bên chỉ cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn và không cần lập hóa đơn điều chỉnh. Vì căn cứ vào điểm b, khoản 7, điều 3 Thông tư số 26/2015/TT-BTC ban hành ngày 27 tháng 02 năm 2015, thì:

• “Trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh. Các trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót khác thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 20 Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính.”

Bên cạnh đó, tại công văn số 48838/CT-HTr do Cục Thuế Thành Phố Hà Nội ban hàng ngày 23 tháng 09 năm 2014, có kết luận: 

• “Căn cứ quy định trên, trường hợp Công ty đã lập hoá đơn giao cho người mua nhưng phát hiện trên hoá đơn ghi sai mã số thuế của người mua, nhưng không sai tên và địa chỉ của người mua, sai sót này không làm thay đổi đến số lượng hàng hoá, đơn giá, thuế suất.... thì người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, trong biên bản ghi rõ sai sót, đồng thời ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền), đóng dấu (nếu có) trên biên bản. Người bán và người mua được sử dụng hoá đơn đã lập kèm theo biên bản về sai sót mã số thuế trên hoá đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế. Người bán và người mua phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc điều chỉnh sai sót về mã số thuế của người mua trên hoá đơn.”

Như vậy, đối với các hóa đơn viết sai thông tin hoặc về tên đơn vị mua hàng hoặc về địa chỉ hoặc về mã số thuế (Sai 1 trong 3 tiêu thức trên) nhưng không sai các chỉ tiêu còn lại, chúng ta có thể lập biên bản điều chỉnh hóa đơn mà không cần lập hóa đơn điều chỉnh. 

Cụ thể về các trường hợp xử lý hóa đơn viết sai

1.Hóa đơn viết sai nhưng chưa xé khỏi cuống

• Bước 1: Chỉ cần gạch chéo 3 liên hóa đơn đã viết sai. Ghi chữ “Xóa Bỏ”, lưu tại cuốn
• Bước 2: Viết lại hóa đơn mới

Lưu ý: ngày hóa đơn viết sai và ngày viết hóa đơn mới phải cùng 1 ngày.

2. Viết sai hóa đơn đã xé khỏi cuốn nhưng chưa giao cho khách hàng

• Bước 1: Kẹp lại liên 2 của hóa đơn theo đúng số hóa đơn đã viết sai. Gạch chéo 3 liên. Ghi chữ “Xóa Bỏ”, lưu tại cuốn
• Bước 2: Viết lại hóa đơn mới.

3. Viết sai hóa đơn đã xé khỏi cuốn, đã giao khách hàng nhưng chưa kê khai

• Bước 1: Liên lạc với khách hàng, lập biên bản thu hồi hóa đơn để 2 bên xác nhận. Trong biên bản thu hồi hóa đơn cần ghi rõ lý do vì sao thu hồi hóa đơn.
• Bước 2: Xuất hóa đơn mới giao cho khách hàng

Lưu ý: ngày hóa đơn nên cùng với ngày trên biên bản thu hồi hóa đơn đã được 2 bên xác nhận.

4. Hóa đơn viết sai đã giao cho khách hàng và đã kê khai thuế

Trong trường hợp này, có 2 trường hợp sẽ xảy ra như sau:
4.1 Hóa đơn viết sai tên công ty, địa chỉ và mã số thuế,hoặc tên hàng hóa…nhưng không ảnh hưởng đến số tiền hàng, tiền thuế và dòng tổng cộng thanh toán

• Bước 1: 2 bên lập biên bản điều chỉnh hóa đơn viết sai. Nội dung ghi rõ là sai ở điểm nào
• Bước 2: lập hóa đơn điều chỉnh. Nội dung trên hóa đơn điều chỉnh ghi rõ điều chỉnh mục nào trên hóa đơn viết sai.

 

4.2 Hóa đơn viết sai tiền hàng, tiền thuế và tổng cộng tiền hàng

• Bước 1: 02 bên lập biên bản điều chỉnh hóa đơn viết sai. Nội dung ghi rõ là sai ở điểm nào.
• Bước 2: lập hóa đơn điều chỉnh. Ghi rõ nội dung điều chỉnh.

Ví dụ: Ngày  02/01/2019, Công ty Song Kim đã bán hàng và xuất hóa đơn cho công ty TNHH ABC là 1 laptop hiệu DELL với số tiền đã viết sai theo thông tin như sau: Tên hàng hóa: Laptop DELL 430S; Số lượng: 01; Đơn vị tính: Cái; Đơn giá: 10.000.000; Tiền thuế GTGT: 1.000.000; Tổng cộng tiền hàng: 11.000.000. 
Thông tin đúng sẽ là: Tên hàng hóa: Laptop DELL 430S; Số lượng: 01; Đơn vị tính: Cái; Đơn giá: 9.000.000; Tiền thuế GTGT: 900.000; Tổng cộng tiền hàng: 9.900.000
Như vậy, số tiền điều chỉnh giảm sẽ là: Đơn giá: -1.000.000; Tiền thuế GTGT: -100.000; Tổng cộng tiền hàng: - 1.100.000
Đến ngày 02/05/2019, phát hiện sai sót trên hóa đơn đã lập. Lúc này, các bạn sẽ viết hóa đơn điều chỉnh giảm như sau:
Lưu ý: Trên hóa đơn không ghi số tiền âm. Số tiền hàng, tiền thuế âm này các bạn sẽ ghi nhận trên tờ khai thuế ở quý II/2019

Trên đây là tất cả các cách xử lý khi viết sai hóa đơn. Song Kim hy vọng sẽ giúp ích được các bạn khi xuất sai hóa đơn.
Trân trọng kính chào!