Hóa đơn điện tử là gì

Hóa đơn điện tử là gì? Các loại hóa đơn điện tử đang được sử dụng là những loại nào? Cách sử dụng hóa đơn điện tử ra sao? Có đơn giản hay không? Hay ưu nhược điểm của hóa đơn điện tử so với hóa đơn giấy truyền thống là gì? Đây là thắc mắc của rất nhiều các chủ doanh nghiệp, các bạn kế toán khi thời điểm bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử đang đến rất gần. Hôm nay, trong nội dung bài viết này, dịch vụ kế toán Song Kim sẽ giải đáp tất cả những vấn đề cơ bản nhất về hóa đơn điện tử. 

Theo định nghĩa tại điều 3, thông tư số 32/2011/TT-BTC thì: “Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử”
Và căn cứ vào quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, thì hóa đơn điện tử sẽ có 2 dạng đó là: "hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế”.
Như vậy, có thể hiểu đơn giản, hóa đơn điện tử là loại hóa đơn giống như hóa đơn tự in/đặt in (hóa đơn giấy) như chúng ta thường sử dụng. Nhưng nó được tạo, lập bằng website hoặc phần mềm xuất hóa đơn điện tử được “sản xuất” bởi các nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. Khi muốn xuất (phát hành) hóa đơn điện tử cho khách hàng, chúng ta phải gởi dữ liệu đến cơ quan thuế và phải được cơ quan thuế duyệt hóa đơn (cấp mã xác thực) và khi đó, hóa đơn điện tử mới được xem là hợp lệ.

 

Hiện tại, theo nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC sẽ có 2 loại hóa đơn điện tử đó là: hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế (HĐĐTXT) và hóa đơn điện tử không có mã xác thực (HĐĐT).

Hóa đơn điện tử có mã xác thực là loại hóa đơn khi tổ chức/cá nhân muốn phát hành phải thông qua hệ thống xác thực của cơ quan thuế. Cơ quan thuế sẽ cấp mã xác thực (1 dãy số được mã hóa). Đối với loại hóa đơn này, do đã làm việc thông qua hệ thống xác thực của cơ quan thuế và số hóa đơn là số hóa đơn được cơ quan thuế cấp nên người phát hành hóa đơn không phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo định kỳ.

Hóa đơn điện tử không có mã xác thực được áp dụng thí điểm cho các doanh nghiệp thành lập mới từ ngày 01/11/2018 và áp dụng bắt buộc cho tất cả các doanh nghiệp trên cả nước vào ngày 01/01/2020. Và bản chất, nó giống 100% hóa đơn giấy thông thường từ các thủ tục: xuất hóa đơn, hủy, xóa bỏ, thu hồi hóa đơn nếu có sai sót. Doanh nghiệp phải tiến hành lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn hàng tháng/quý.

Cách sử dụng hóa đơn điện tử cũng rất đơn giản. Trên hóa đơn điện tử cũng có các mục như: Số thứ tự, tên hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền,…giống như hóa đơn giấy. Như hiện tại, thay vì chúng ta phải viết trên hóa đơn giấy, thì đối với hóa đơn điện tử sẽ được thao tác nhập liệu từ máy tính vào phần mềm hóa đơn điện tử. Và khi ký hóa đơn điện tử, chúng ta chỉ cần cắm chữ ký số vào máy tính là có thể ký và phát hành hóa đơn điện tử. (Tương tự hóa đơn giấy chúng ta phải ký tên, đóng mộc và xé liên 2 giao cho khách hàng)
Đến giai đoạn gửi hóa đơn, có thể nói việc gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng cực kỳ đơn giản vì chúng ta chỉ cần nhập email của khách hàng vào phần mềm lập hóa đơn điện tử, thì hóa đơn điện tử sẽ tự động gửi đến email của khách hàng sau khi ký điện tử.
Và khi đã xuất hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử (tương đương với liên 1 của hóa đơn giấy) sẽ được lưu trên sever của nhà cung cấp hóa đơn điện tử (Hóa đơn điện tử không có khái niệm liên, chỉ có duy nhất 1 file). Việc này sẽ làm giảm tải công việc lưu trữ cũng như hạn chế rủi ro cho doanh nghiệp liên quan đến việc thất lạc hóa đơn gốc.

Đương nhiên, việc sử dụng một loại sản phẩm mới chắc hẳn sẽ mang đến cho chúng ta nhiều tiện lợi nhưng bên cạnh đó, cũng gây ra một ít phiền toái vì chúng ta chưa quen. Nhưng theo đánh giá của Song Kim, thì hóa đơn điện tử chính là giải pháp rất tốt. Giúp tiết kiệm thời gian và tiền bạc rất nhiều. Nào, hãy xem ưu nhược điểm khi sử dụng hóa đơn điện tử là gì nhé!

Ưu điểm đầu tiên và dễ nhận thấy nhất đó là chi phí tính trên mỗi số hóa đơn điện tử so với hóa đơn giấy thông thường. Với số lượng tối thiểu 300 hóa đơn/năm, giá hóa đơn điện tử chỉ dao động từ 500đ – 2.000đ/số hóa đơn. Nhưng đối với hóa đơn giấy, để in 6 cuốn hóa đơn (tương đương 300 số) doanh nghiệp sẽ phải mất từ 800.000 đ đến 1.200.000đ tùy thuộc vào hóa đơn được in bao nhiêu màu.
Ngoài ra, việc sử dụng hóa đơn điện tử sẽ giúp giảm rất nhiều công sức trong việc ghi, lưu trữ hóa đơn. Cũng như hạn chế rủi ro đối với việc làm thất lạc hóa đơn khi lưu trữ cũng như trong quá trình chuyển/phát hóa đơn đến tay khách hàng. Qua đó, giảm thiểu rủi ro bị phạt do làm mất, thất lạc hóa đơn.

Có thể nói, nhược điểm khi sử dụng hóa đơn điện tử hầu như là không có. Chỉ có là do chúng ta mới sử dụng và cảm thấy chưa quen với loại hóa đơn này mà thôi. Nhưng dịch vụ thay đổi GPKD Song Kim chắc chắn rằng, sau 1 thời gian ngắn sử dụng, chắc chắn cảm giác lạ lẫm đối với hóa đơn điện tử sẽ không còn.

Căn cứ điều 11 Thông tư 78/2021/TT-BTC ban hành ngày 17/09/2021, thì từ ngày 01/07/2022 tất cả các hộ kinh doanh, công ty sẽ bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã xác thực của cơ quan thuế. Riêng 06 tỉnh thành là: TP.HCM, Hà Nội, Phú Thọ, Bình Định, Hải Phòng, Quảng Ninh sẽ áp dụng thí điểm từ ngày 01/11/2021.

Hiện nay, có rất nhiều đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử đã được Bộ Tài Chính cấp phép. Giá hóa đơn điện tử tương đối rẻ hơn so với hóa đơn giấy. Sau đây, chúng tôi xin gởi đến quý khách hàng và các bạn một số bảng giá hóa đơn điện tử mà Song Kim đang là đại lý phân phối chính thức. Mời các bạn tham khảo:

 
Trên đây là những nội dung cơ bản nhất về hóa đơn điện tử, nếu còn bất cứ thắc mắc nào về loại hóa đơn này, hãy gọi liên hệ ngay với dịch vụ kế toán Song Kim để được giải đáp!

Trân trọng kính chào!