Văn phòng đại diện

Chúng ta thường thấy các công ty trên thị trường hiện nay thường có một số văn phòng đại diện tại các địa phương khác nhau. Vậy văn phòng đại diện là gì? Hồ sơ thủ tục thành lập văn phòng đại diện có khó khăn không? Doanh nghiệp nên thành lập văn phòng đại diện khi nào? Những thông tin về văn phòng đại diện sẽ được giải đáp trong bài viết sau.

Văn phòng đại diện là gì?

Văn phòng đại diện theo khoản 2 điều 44 của Luật Doanh nghiệp năm 2020 là đơn vị phụ thuộc, được ủy quyền đại diện cho lợi ích của doanh nghiệp, có nhiệm vụ bảo vệ các lợi ích đó. Các văn phòng đại diện của một doanh nghiệp có quyền thực hiện giao dịch nhưng không được phép thực hiện hoạt động kinh doanh trực tiếp.
Cũng theo khoản 1 điều 45 của Luật doanh nghiệp năm 2020, một doanh nghiệp có thể có 1 hoặc nhiều văn phòng đại diện tại một địa phương. Do đó, doanh nghiệp không bị giới hạn thành lập số văn phòng đại diện. Và các văn phòng đại diện sẽ phải chịu sự điều hành và quản lý của doanh nghiệp. 

>>> Bài viết cùng chuyên mục: Công ty liên doanh là gì?

Đặc điểm của văn phòng đại diện

 
Văn phòng đại diện có những đặc điểm đó là:

• Văn phòng đại diện sẽ không có tư cách pháp nhân vì chỉ là một đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, không phải đăng ký vốn điều lệ khi thành lập. Vì thế, văn phòng đại diện không phải là một loại hình doanh nghiệp. 
• Tên của văn phòng đại diện sẽ phải bao gồm cụm từ “Văn phòng đại diện” và viết bằng bảng chữ cái tiếng Việt, cùng các chữ cái J,F,W,Z, các chữ số và các ký hiệu. 
• Bảng tên của văn phòng đại diện sẽ viết hoặc in nhỏ hơn phần tên của doanh nghiệp trên hồ sơ giao dịch, ấn phẩm của doanh nghiệp và được gắn biển tại trụ sở của văn phòng đại diện.
• Văn phòng đại diện tên tiếng Anh là tên doanh nghiệp cộng với cụm từ “Representative Office”. 
• Không bắt buộc phải có con dấu riêng, tùy thuộc vào điều lệ hoặc quyết định của doanh nghiệp. 

Ưu nhược điểm của văn phòng đại diện

Ưu điểm doanh nghiệp thành lập văn phòng đại diện là:

• Văn phòng đại diện dễ dàng được thành lập ở 1 khu vực sẽ tiện lợi cho việc giao tiếp và làm việc với các khách hàng của doanh nghiệp ở mọi nơi trong và ngoài nước.
• Văn phòng đại diện đi vào hoạt động sẽ không phải nộp thuế môn bài, không nộp báo cáo thuế và các công việc kế toán sổ sách.
• Doanh nghiệp sẽ có một nơi để trưng bày các sản phẩm để dễ dàng tiếp thị, quảng cáo với khách hàng.

Tuy nhiên, văn phòng đại diện cũng có những nhược điểm như:

• Không có chức năng kinh doanh, không được thực hiện hoạt động mua bán trực tiếp.
• Không được quyền ký kết các loại hợp đồng. Tất cả hoạt động mua bán sản phẩm đều phải được doanh nghiệp quyết định hoặc ủy quyền.

>>> Có thể bạn sẽ cần: dịch vụ mở công ty tại TPHCM

Chức năng của văn phòng đại diện

 
10 chức năng chính của văn phòng đại diện là:

• Thực hiện báo cáo các hoạt động với cơ quan chức năng địa phương theo quy định của pháp luật.
• Thực hiện phát triển lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp sau khi đã được cơ quan chức năng địa phương cấp phép.
• Thực hiện báo cáo hiệu quả tăng trưởng kinh doanh và các chiến lược phát triển của doanh nghiệp.
• Thực hiện báo cáo tài chính định kỳ theo quy định hoạt động của doanh nghiệp.
• Tổ chức hạch toán kinh tế.
• Xây dựng bộ máy quản lý theo định hướng của Hội đồng quản trị của doanh nghiệp. 
• Phối hợp và hỗ trợ cùng trụ sở chính và các cơ sở/chi nhánh của doanh nghiệp quản lý nhân viên và khai thác khách hàng. 
• Quản lý hoạt động kinh doanh trên địa bàn đặt văn phòng đại diện.
• Soạn văn bản pháp quy các hoạt động của văn phòng đại diện dựa trên văn bản pháp quy chính của doanh nghiệp.
• Quan tâm hỗ trợ vật chất và tinh thần cho nhân viên tại cơ sở văn phòng.

Ngoài ra, các văn phòng đại diện tại nước ngoài của doanh nghiệp có chức năng báo cáo hoạt động với Bộ Công thương, cung cấp các tài liệu về hoạt động của văn phòng và giải trình các vấn đề với những cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

>>> Có thể bạn quan tâm: Dịch vụ thay đổi GPKD tại TPHCM

Văn phòng đại diện có được ký hợp đồng và xuất hóa đơn không?

Theo Luật thương mại tại điều 20 khoản 3 quy định, văn phòng đại diện không được ký kết các hợp đồng kinh doanh, trừ khi đây là văn phòng đại diện của các công ty nước ngoài tại Việt Nam và được ủy quyền bằng văn bản của công ty và chỉ có hiệu lực với 1 lần ký kết hợp đồng. 
Theo hướng dẫn xuất hóa đơn tại khoản 7b, điều 3, Thông tư 26/2015/TT-BTC, chúng ta có thể hiểu rằng các hoạt động tài chính của văn phòng đại diện sẽ do doanh nghiệp chịu trách nhiệm. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh nên không được phép xuất hóa đơn đỏ và không phải khai thuế.

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện

Hồ sơ cần chuẩn bị để thành lập văn phòng đại diện là:

• Bản sao giấy tờ tùy thân CMND/CCCD/Hộ chiếu của người đứng đầu văn phòng đại diện. Riêng với người nước ngoài cần có Giấy phép lao động, giấy đăng ký tạm trú, hộ chiếu.
• Văn bản thông báo thành lập văn phòng đại diện do người đại diện doanh nghiệp ký.. 
• Quyết định thành lập văn phòng đại diện của Hội đồng quản trị doanh nghiệp do chủ tịch hội đồng ký.
• Bản sao biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện của Hội đồng quản trị.
• Bản sao quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện.

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, tiến hành nộp hồ sơ tới Phòng Đăng ký kinh doanh, thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tại tỉnh thành phố của địa phương đặt văn phòng đại diện. Sau 3 ngày xem xét, nếu hồ sơ được thông qua thì Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ thực hiện cấp Giấy chứng nhận thành lập văn phòng đại diện. 
Trong trường hợp hồ sơ đăng ký chưa hợp lệ thì Phòng Đăng ký sẽ gửi văn bản thông báo những nội dung cần bổ sung và chỉnh sửa. Nếu Phòng Đăng ký kinh doanh từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký thành lập văn phòng đại diện thì phải có văn bản nêu rõ lý do. 

Một số điều cầu lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện

Khi thành lập văn phòng đại diện, chúng ta cần lưu ý:

• Phải gửi báo cáo hoạt động về Sở Công thương.
• Người đứng đầu phải chịu trách nhiệm về hoạt động của văn phòng đại diện trong phạm vị hoạt động đã được ủy quyền. 
• Nếu có thay đổi trong những thông tin ghi trên Giấy chứng nhận thành lập thì phải làm thủ tục thông báo sự thay đổi theo quy định của pháp luật. 

Phân biệt văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh

	Địa điểm kinh doanh	Văn phòng đại diện
Điểm giống nhau	Có giấy chứng nhận thành lập hoạt động riêng. Không được phép đứng tên trên các hợp đồng kinh doanh và không được sử dụng hóa đơn.
Điểm khác nhau	Được phép kinh doanh lĩnh vực mà doanh nghiệp đang hoạt động	Không có chức năng kinh doanh
	Không có con dấu riêng	Có con dấu riêng
	Phải để tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “địa điểm kinh doanh	Phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “văn phòng đại diện”
	Không có mã số thuế riêng. Chỉ có mã số địa điểm kinh doanh gồm 4 chữ cái, bắt đầu từ 0001	Có mã số thuế riêng
	Phải nộp thuế môn bài	Không phải nộp thuế môn bài nhưng phải nộp thuế thu nhập cá nhân
	Hồ sơ thủ thành lập đơn giản và không phải làm thủ tục xác nhận thuế khi thay đổi địa chỉ.	Hồ sơ thành lập phức tạp hơn và phải làm thủ tục xác nhận thuế khi thay đổi địa chỉ của văn phòng  đại diện.

Tổng kết

Hy vọng qua bài viết này bạn đọc đã có thông tin để giải đáp được thắc mắc văn phòng đại diện là gì? Đây là đơn vị trực thuộc sự quản lý của doanh nghiệp, không có tư cách pháp nhân, không thực hiện chức năng kinh doanh, chỉ sử dụng với chức năng quảng cáo sản phẩm và tìm kiếm khách hàng.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang cần mở thêm văn phòng đại diện, hãy liên hệ Song Kim qua hotline 0908 714 741 để được hỗ trợ tư vấn hồ sơ và thủ tục nhanh chóng và chính xác