Cách đóng dấu

Cách đóng dấu công ty là rất đơn giản nhưng đối với các chủ doanh nghiệp khi vừa nhận được giấy phép kinh doanh và con dấu, không phải ai cũng nắm rõ cách đóng dấu sao cho đúng với các quy định của pháp luật hiện hành. Hôm nay, Song Kim sẽ hướng dẫn bạn cách đóng dấu đúng theo quy định của pháp luật hiện hiện. Từ đó, sẽ giúp các bạn sử dụng con dấu tròn của doanh nghiệp một cách đúng nhất.

Căn cứ pháp lý của quy cách đóng dấu văn bản

• Nghị định 99/2016/NĐ-CP, ban hành ngày 01 tháng 07 năm 2016
• Thông tư 01/2011/TT-BNV, ban hành ngày 19 tháng 01 năm 2011
• Nghị định 110/2004/NĐ-CP, ban hành ngày 08 tháng 04 năm 2004

Cách đóng dấu chữ ký trong hợp đồng, văn bản của người đại diện pháp luật

Trong hoạt động của một doanh nghiệp, có thể nói đóng dấu chữ ký là hoạt động thường xuyên xảy ra nhất. Dấu chữ ký là cách đóng dấu lên chữ ký của người có thẩm quyền ban hành văn bản. Tính pháp lý của văn bản sẽ được khẳng định khi chúng ta đóng dấu chữ ký. Các loại văn bản cần được đóng dấu chữ ký có thể kế đến như:

• Hợp đồng
• Công văn gởi đối tác, cơ quan nhà nước (ví dụ như: hồ sơ khai thuế ban đầu, công văn, các loại hồ sơ, thủ tục khác theo quy định pháp luật)
• Quyết định

Vậy, cách đóng dấu chữ ký như thế nào là chuẩn nhất?

Căn cứ vào khoản 1, 2 điều 26 Nghị định 110/2004/NĐ-CP, thì:

• “Điều 26. Đóng dấu
• 1. Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định.
• 2. Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.”

Hình minh họa về cách đóng dấu chữ ký của công ty

Cách đóng dấu giáp lai

Đóng dấu giáp lai là cách đóng dấu phổ biến thứ 2 trong các hoạt động của doanh nghiệp. Khi các văn bản, hợp đồng được ban hành có từ 2 tờ giấy (không phải 2 trang). Việc đóng dấu giáp lai sẽ hạn chế được việc giả mạo các hồ sơ, thủ tục có từ 02 tờ giấy trở lên.

Vậy cách đóng dấu giáp lai văn bản như thế nào là đúng nhất?

Căn cứ khoản 2, điều 13, Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011: “dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản”

>>> Tin tức cùng chuyên mục: Cách tra cứu thông tin doanh nghiệp bằng mã số thuế

Hình minh họa về cách đóng dấu giáp lai

 

Cách đóng dấu treo

Việc đóng dấu treo xảy ra ở các quyết định họp hoặc các phụ lục kèm theo văn bản chính. Khi văn bản được đóng dấu treo, dấu treo này sẽ không thể hiện tính pháp lý của văn bản. Chúng chỉ nhằm khẳng định văn bản được đóng dấu treo là một phần của văn bản chính. Hoặc xác nhận nội dung của biên bản họp.

>>> Có thể bạn sẽ cần: dịch vụ thành lập doanh nghiệp tại Cần Thơ

Vậy cách đóng dấu treo như thế nào là chuẩn nhất?

Căn cứ vào khoản 3, điều 26 Nghị định 110/2004/NĐ-CP, thì: “3. Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.”

Hình minh họa về cách đóng dấu treo

Trên đây là 3 cách sử dụng con dấu tròn chuẩn nhất theo các quy định của pháp luật hiện hành. Dịch vụ thành lập doanh nghiệp Song Kim hy vọng đã cung cấp được các thông tin hữu ích trong cách đóng dấu tròn tại doanh nghiệp của mình. Sau đây, chúng tôi sẽ gởi đến các bạn quy định mới về con dấu từ ngày 01/01/2021, thời điểm luật doanh nghiệp 2020 có hiệu lực

Từ ngày 01/01/2021, khi luật doanh nghiệp 2020 có hiệu lực, thì việc sử dụng con dấu đã có nhiều thay đổi. Theo đó, tại điều 43 Luật Doanh Nghiệp số 59/2020/QH14, có quy định
"Điều 43. Dấu của doanh nghiệp
1. Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
2. Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.
3. Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.”
Như vậy, kể từ năm 2021, việc thiết kế, sử dụng con dấu sẽ do doanh nghiệp tự quyết định về nội dung, số lượng con dấu. Cơ quan đăng ký kinh doanh không còn quản lý con dấu của doanh nghiệp. Điều này thể hiện rõ bằng sự khác nhau giữa Luật Doanh Nghiệp 2014 và 2020 khi quy định về con dấu.

Sau đây, bạn hãy cùng Song Kim tìm hiểu sự khác nhau về việc sử dụng con dấu từ ngày 01/01/2021 và thời điểm trước đó.

Luật doanh nghiệp 2020

Luật doanh nghiệp 2014

"Điều 43. Dấu của doanh nghiệp 1. Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. 2. Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp. 3. Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.”

Điều 44. Con dấu của doanh nghiệp 1. Doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu của doanh nghiệp. Nội dung con dấu phải thể hiện những thông tin sau đây: a) Tên doanh nghiệp; b) Mã số doanh nghiệp. 2. Trước khi sử dụng, doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. 3. Việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty. 4. Con dấu được sử dụng trong các trường hợp theo quy định của pháp luật hoặc các bên giao dịch có thỏa thuận về việc sử dụng dấu. 5. Chính phủ quy định chi tiết Điều này.

Kết Luận:
Sau khi so sánh điều 43 Luật Doanh Nghiệp 2020 và Điều 44 Luật Doanh Nghiệp 2014, có thể thấy rõ sự giống và khác nhau về việc sử dụng con dấu từ ngày 01/01/2021 và thời điểm trước đó. Cụ thể như sau:
Giống nhau:
Doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu
Việc quản lý, sử dụng con dấu được quy định tại điều lệ công ty
Khác nhau:

Luật doanh nghiệp 2020	Luật doanh nghiệp 2014
Không bắt buộc nội dung con dấu phải thể hiện tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp	Bắt buộc con dấu phải thể hiện tên và mã số doanh nghiệp
Có thể sử dụng con dấu dưới hình thức điện tử	Không được sử dụng
Không cần thông báo đến cơ quan đăng ký kinh doanh	Bắt buộc thông báo đến cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải trên cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia

Một số câu hỏi liên quan đến cách đóng dấu của công ty

Sau đây, Song Kim xin gởi đến quý bạn đọc một số câu hỏi liên quan đến việc đóng dấu công ty mà chúng tôi thường gặp. Hy vọng, với nội dung tóm lược này, sẽ giúp giải đáp những thắc mắc của bạn về việc đóng dấu 1 cách nhanh nhất
Hỏi: Cách đóng dấu tròn chữ ký đúng chuẩn nhất là gì?

Đáp: Khi đóng dấu chữ ký, bạn phải đóng ngay ngắn, đúng chiều con dấu. Khi đóng dấu, con dấu phải bao trùm 1/3 chữ ký, về phía bên trái.

Hỏi: Khi nào tôi phải đóng dấu chữ ký?

Đáp: Đóng dấu chữ ký là việc thường xuyên xảy ra nhất khi điều hành công ty. Việc đóng dấu chữ ký sẽ phát sinh khi bạn ký hợp đồng với đối tác. Ban hành các công văn, văn bản để gởi đến cơ quan nhà nước. Đóng dấu chữ ký cũng phát sinh khi bạn ban hành cách quyết định nội bộ tại công ty

Hỏi: Tôi có thể đưa logo công ty vào con dấu tròn được không?

Đáp: Từ ngày 01/01/2021, doanh nghiệp được chủ động quyết định nội dung con dấu. Vì thế, việc đưa logo vào con dấu tròn là hoàn toàn hợp pháp và được pháp luật chấp thuận.

Hỏi: Tôi cần làm thủ tục phát hành con dấu tròn của công ty với cơ quan nhà nước hay không?

Đáp: Từ ngày 01/01/2021, với việc Luật Doanh Nghiệp 2020 có hiệu lực, doanh nghiệp sẽ chủ động trong việc phát hành và sử dụng con dấu. Doanh nghiệp không cần phải thông báo mẫu dấu với Sở KH-ĐT

Có thể thấy, từ ngày 01/01/2021, kể từ thời điểm Luật Doanh Nghiệp 2020 có hiệu lực, việc sử dụng thiết kế, tạo và sử dụng con dấu đã có nhiều bước tiến đáng kể, giúp giảm bớt thủ tục hành chính khi thành lập công ty. Nhưng khi thiết kế, tạo con dấu, doanh nghiệp cần thận trọng để có thể tạo sự tin tưởng từ đối tác.

Song Kim hy vọng đã mang đến cho quý khách hàng những thông tin hữu ích về việc đóng con dấu công ty.