quy trình làm việc

Quy trình làm việc được áp dụng trong hầu hết các lĩnh vực kinh doanh và sản xuất, là một phần quan trọng của một tổ chức, giúp đảm bảo rằng các hoạt động được thực hiện đúng cách và hiệu quả. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu chi tiết hơn về quy trình làm việc là gì, cách xây dựng, kiểm tra, đánh giá và cải tiến quy trình làm việc của một công ty.

Quy trình làm việc là gì?

 
Quy trình làm việc (hay còn gọi là quy trình công việc) là một tập hợp các bước hoặc công đoạn được xác định theo trình tự để thực hiện một công việc hoặc một dự án. Nó bao gồm các bước từ lúc bắt đầu công việc, xác định các nhiệm vụ, phân chia công việc, lên kế hoạch, thực hiện, kiểm tra và đánh giá kết quả.
Quy trình làm việc là một công cụ quan trọng trong quản lý dự án và quản lý công việc để đảm bảo rằng các hoạt động được thực hiện đúng cách và đạt được mục tiêu. Quy trình có thể được điều chỉnh thay đổi để phù hợp với kế hoạch, với dự án hoặc với từng giai đoạn phát triển của công ty. 
>>> Bài viết cùng chuyên mục: Kỹ năng lãnh đạo là gì?

Các nhóm quy trình làm việc của công ty

 
Trong một công ty, có nhiều nhóm quy trình làm việc khác nhau, thiết kế để đảm bảo việc quản lý và điều hành công ty được hiệu quả, tạo điều kiện cho công ty phát triển và cạnh tranh trên thị trường. 
4 nhóm quy trình công việc được phân loại theo chức năng nhiệm vụ là: 

• Quy trình quản lý vận hành (Operations management process): Bao gồm lập kế hoạch sản xuất, quản lý quá trình sản xuất, kiểm soát chất lượng sản phẩm, lên kế hoạch và điều phối lực lượng lao động, quản lý chi phí sản xuất và quản lý kho hàng. 
• Quy trình quản lý đổi mới (Innovation management process): Bao gồm định hướng chiến lược, phân tích thị trường và khách hàng, phát triển ý tưởng và sản phẩm mới, thử nghiệm sản phẩm, quản lý quy trình phân phối sản phẩm mới. 
• Quy trình quản lý khách hàng (Customer management process): Bao gồm tìm kiếm khách hàng tiềm năng, quản lý thông tin khách hàng, tiếp nhận và giải quyết yêu cầu của khách hàng, phát triển mối quan hệ với khách hàng, tạo sự hài lòng và giữ chân khách hàng. 
• Quy trình xã hội/điều tiết cơ quan quản lý nhà nước (Social/regulatory process): Bao gồm thực hiện các quy định pháp luật, thực hiện các chính sách xã hội, đảm bảo an toàn và tuân thủ các tiêu chuẩn cơ sở hạ tầng, đảm bảo trách nhiệm xã hội của công ty.

>>> Xem thêm: Top 6 phần mềm quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ tốt nhất

Tại sao phải xây dựng quy trình làm việc?

 
Xây dựng quy trình làm việc là một công việc rất quan trọng trong quản lý doanh nghiệp, giúp cho các hoạt động của công ty được thực hiện một cách có hệ thống, đồng nhất, chuyên nghiệp và hiệu quả hơn. Sau đây, Song Kim sẽ gởi đến bạn các lợi ích khi xây dựng quy trình làm việc công ty là: 

Tăng năng suất làm việc

Quy trình làm việc rõ ràng giúp các nhân viên có thể hiểu được công việc của mình cần làm như thế nào và khi nào cần hoàn thành công việc đó. Điều này giúp tăng năng suất làm việc của nhân viên và làm cho công việc được hoàn thành nhanh hơn. 

Tối ưu hóa quy trình

Xây dựng quy trình làm việc cũng giúp công ty tìm ra các quy trình không hiệu quả hoặc tồn tại các thời gian chờ đợi, tiêu thụ tài nguyên không cần thiết. Từ đó, công ty có thể tối ưu hóa quy trình làm việc để tiết kiệm chi phí và thời gian cho công ty. 
>>> Bài viết cùng chuyên mục: Top 7 phần mềm quản lý công việc hiệu quả

Giảm thiểu sai sót

Quy trình làm việc cũng giúp đảm bảo tính chính xác và độ chính xác của công việc, từ đó giảm thiểu sai sót và rủi ro phát sinh trong quá trình làm việc. 

Nâng cao chất lượng sản phẩm/dịch vụ

Xây dựng quy trình làm việc giúp công ty tạo ra sản phẩm/dịch vụ đồng nhất và chất lượng cao, đảm bảo rằng khách hàng sẽ hài lòng với sản phẩm/dịch vụ của công ty. 

Dễ dàng quản lý

Các quy trình làm việc rõ ràng và minh bạch giúp các quản lý công ty có thể theo dõi quá trình làm việc của nhân viên và đưa ra những quyết định phù hợp để cải thiện quy trình và nâng cao chất lượng sản phẩm/dịch vụ. 

Tạo sự thống nhất

Quy trình làm việc giúp đảm bảo rằng tất cả các nhân viên trong công ty đều hoạt động theo một chuẩn mực nhất định, từ đó tạo sự thống nhất trong hoạt động của công ty và giúp tăng tính chuyên nghiệp.
>>> Có thể bạn quan tâm: Dịch vụ thay đổi đăng ký kinh doanh trọn gói

Cách xây dựng quy trình làm việc của công ty 

Việc xây dựng quy trình làm việc của công ty cần được thực hiện một cách cẩn thận và có kế hoạch để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả. Song Kim xin gởi đến các bạn 6 bước để xây dựng quy trình làm việc hiệu quả, cụ thể như sau:

Bước 1: Xác định mục tiêu và phạm vi

Xác định mục tiêu và phạm vi là bước quan trọng nhất trong quá trình xây dựng quy trình làm việc của công ty. Đầu tiên, bạn cần xác định mục tiêu của quy trình làm việc, tức là những gì bạn muốn đạt được với quy trình đó. 
Sau khi xác định mục tiêu, công ty cần phải xác định phạm vi của quy trình để định rõ những công việc cần thực hiện và phạm vi trách nhiệm của các bộ phận, nhân viên. Đặt ra các chỉ tiêu đo lường để đánh giá hiệu quả của quy trình, từ đó có những điều chỉnh phù hợp, tăng cường hiệu quả và nâng cao chất lượng quy trình.
>>> Xem thêm: Top 6 giải pháp để gắn kết nhân viên với công ty

Bước 2: Xác định các bước cần thiết

Việc xây dựng quy trình làm việc của công ty là một quá trình liên tục và phải được theo dõi, cập nhật thường xuyên để đảm bảo rằng đáp ứng được mục tiêu và yêu cầu của công ty. Quy trình có thể cần phải điều chỉnh và cập nhật theo thời gian để phù hợp với từng giai đoạn dự án. 
Các công ty thường áp dụng công thức 5W1H-5M để xác định các yếu tố cần thiết khi xây dựng quy trình làm việc. Công thức này gồm có 5W (Who, What, Where, When, Why) và 1H (How), cùng với 5M (Manpower, Machinery, Material, Method, Measurement).

5W1H là gì?

• Who (Ai) - Đây là bước xác định các nhân viên, phòng ban và đối tác liên quan đến quy trình. Ai sẽ thực hiện quy trình? Ai sẽ quản lý và giám sát quy trình? Ai là đối tác cần liên kết trong quy trình?
• What (Gì) - Đây là bước xác định các hoạt động cần thực hiện trong quy trình. Quy trình này sẽ thực hiện những hoạt động gì? Quy trình này có những sản phẩm, dịch vụ, tài liệu nào được tạo ra?
• Where (Ở đâu) - Đây là bước xác định nơi thực hiện quy trình. Quy trình sẽ thực hiện ở đâu? Những tài nguyên cần thiết cho quy trình (vật liệu, thiết bị) sẽ được lấy ở đâu?
• When (Khi nào) - Đây là bước xác định thời điểm bắt đầu và kết thúc quy trình. Quy trình này sẽ bắt đầu và kết thúc vào thời điểm nào? Quy trình này có thời gian hoàn thành bao lâu?
• Why (Tại sao) - Đây là bước xác định mục đích của quy trình. Tại sao cần phải thực hiện quy trình này? Quy trình này giúp đáp ứng nhu cầu gì của công ty?
• How (Như thế nào) - Đây là bước xác định cách thực hiện quy trình. Làm thế nào để triển khai quy trình này? Làm thế nào để đảm bảo quy trình được thực hiện đúng quy trình? Làm thế nào để đánh giá và cải tiến quy trình?

5M là gì?

• Manpower (Nhân lực): Khi xây dựng quy trình làm việc, cần phải xác định rõ số lượng, vai trò, trách nhiệm và phân chia công việc cho từng nhân viên để đảm bảo tính hiệu quả của quy trình.
• Machinery (Máy móc, thiết bị): Đây là yếu tố các trang thiết bị, máy móc, công nghệ và công cụ được sử dụng trong quy trình làm việc. 
• Material (Nguyên vật liệu): Cần đảm bảo nguyên vật liệu, sản phẩm và dịch vụ đáp ứng chất lượng và số lượng đủ để đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
• Method (Phương pháp): Các phương pháp và quy trình được sử dụng là tối ưu và đáp ứng các yêu cầu của công việc để đảm bảo tính hiệu quả và độ chính xác của quy trình.
• Measurement (Đo lường): Các chỉ tiêu đo lường rõ ràng, chính xác và đáp ứng các mục tiêu của quy trình để có thể đánh giá và cải tiến quy trình.

>>> Có thể bạn quan tâm: Cách phỏng vấn qua điện thoại hiệu quả

Bước 3: Xác định điểm kiểm soát

Các điểm kiểm soát là những điểm quan trọng trong quy trình, giúp đảm bảo rằng các bước được thực hiện đúng đắn và chính xác. Các điểm kiểm soát có thể bao gồm kiểm tra chất lượng, kiểm tra tiến độ và kiểm tra đội ngũ nhân viên.
Sau khi xác định các điểm kiểm soát, bạn cần thiết lập một quy trình kiểm soát để đảm bảo rằng các điểm kiểm soát này được thực hiện đúng cách. Quy trình kiểm soát có thể bao gồm việc sử dụng các biểu mẫu, quy trình kiểm tra hoặc các hướng dẫn cụ thể.

Bước 4: Triển khai và thực thi

Trong quá trình triển khai và thực thi quy trình, bạn cần lưu ý rằng quy trình là một công cụ hỗ trợ cho việc làm việc hiệu quả hơn, chứ không phải là mục đích cuối cùng. Vì vậy, hãy đảm bảo rằng quy trình được thiết kế và thực thi một cách linh hoạt và phù hợp với tình hình thực tế của công ty.
Để đảm bảo quy trình làm việc được thực hiện đúng và hiệu quả, các nhân viên cần được đào tạo về quy trình qua các buổi hội thảo, lớp học hoặc trực tiếp tại nơi làm việc.

Bước 5: Kiểm tra và đánh giá

Sau khi hoàn thành quy trình làm việc mới, bạn cần kiểm tra và đánh giá nó để đảm bảo rằng nó hoạt động hiệu quả và giải quyết được các vấn đề đã xác định. Bạn cần thu thập dữ liệu để đánh giá quy trình làm việc của công ty thông qua báo cáo từ nhân viên, dữ liệu về thời gian hoàn thành công việc, số lượng lỗi, phản hồi từ khách hàng... 
Sau đó, phân tích, đánh giá hiệu suất quy trình làm việc của công ty và so sánh kết quả của quy trình làm việc hiện tại của công ty với các tiêu chuẩn hoặc tiêu chí đánh giá đã xác định trước đó. Để đảm bảo rằng quy trình hoạt động hiệu quả, cần thường xuyên đánh giá và tối ưu hoá quy trình, phát hiện và giải quyết các vấn đề sớm nhất có thể.
>>> Xem thêm: Cách đăng tin tuyển dụng trên facebook hiệu quả

Bước 6: Theo dõi và cải tiến quy trình

Để xây dựng và cải tiến quy trình làm việc của công ty, bạn cần theo dõi và đánh giá thường xuyên để đảm bảo quy trình đang được thực hiện hiệu quả. Dựa trên kết quả đánh giá, bạn có thể đề xuất các cải tiến để cải thiện quy trình làm việc của công ty và thực hiện cải tiến được đề xuất đó. Sau đó liên tục theo dõi và đánh giá hiệu quả của các cải tiến đảm bảo rằng công ty đang hoạt động hiệu quả.
Tổng kết
Như vậy qua bài viết này chúng ta đã hiểu rõ khái niệm quy trình làm việc là gì và vai trò quan trọng của nó trong hoạt động của một tổ chức. Để xây dựng quy trình làm việc công ty hiệu quả, bạn có thể thực hiện theo 6 bước quan trọng được đề cập trong bài viết, giúp quản lý, tổ chức và tối ưu hóa các hoạt động của công ty. Dịch vụ thành lập công ty Song Kim chúc các bạn xây dựng quy trình làm việc thành công.