hoá đơn có mã của cơ quan thuế bị lỗi

Menu

Cách xử lý hoá đơn có mã của cơ quan thuế khi bị lỗi

12:03:06 19-12-2021 | Lượt xem: 14030

Hội nghị công bố triển khai Hệ thống hóa đơn điện tử được tổ chức ngày 21/11/2021 tại 6 tỉnh, thành phố gồm: Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Phú Thọ, Quảng Ninh, Bình Định đánh dấu việc chuyển đổi hóa đơn điện tử  theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Hình thức chuyển đổi rất mới mẻ gây không ít lúng túng cho doanh nghiệp, trong quá trình chuyển đổi phát sinh nhiều lỗi khi sử dụng hóa đơn có mã. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn các bạn cách xử lý hóa đơn có mã của cơ quan thuế bị lỗi

Cách xử lý hoá đơn có mã của cơ quan thuế khi bị lỗi
 

Các lỗi khi sử dụng hoá đơn có mã do sự cố từ hệ thống hạ tầng cơ quan thuế

Ngày sau đây, dịch vụ kế toán trọn gói Song Kim sẽ gởi đến các bạn điều 20, nghị định 123/2020/NĐ-CP về việc xử lý sự cố đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thuộc Nghị định 123/2020/NĐ-CP Quy định về hóa đơn, chứng từ hướng dẫn xử lý đối với các lỗi như sau:

Trường hợp 1: Lỗi dẫn đến không sử dụng được hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

  • Trường hợp này doanh nghiệp cần liên hệ với cơ quan thuế hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để thông báo về sự cố gặp phải và để được hỗ trợ xử lý.
  • Trong thời gian xử lý sự cố thì doanh nghiệp có yêu cầu sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế phải đến trực tiếp cơ quan thuế để sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế (do cơ quan thuế cấp)

Trường hợp 2: Hệ thống cấp mã của cơ quan thuế bị lỗi

  • Trường hợp này Tổng cục Thuế thực hiện các giải pháp kỹ thuật chuyển sang hệ thống dự phòng và có trách nhiệm thông báo cho doanh nghiệp trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về các sự cố.
  • Khi hệ thống gặp sự cố, một số đơn vị cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử có đủ điều kiện để ủy quyền cấp mã hóa đơn điện tử.
  • Trong thời gian hệ thống cấp mã của cơ quan thuế bị lỗi chưa thể khắc phục được sự cố thì cơ quan thuế bán hóa đơn đặt in cho doanh nghiệp.
  • Sau khi lỗi hệ thống được khắc phục, doanh nghiệp tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế chậm nhất 02 ngày làm việc kể từ thời hạn ghi trên thông báo của cơ quan thuế. Doanh nghiệp phải gửi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn giấy đã mua của cơ quan thuế theo Mẫu số BC26/HĐG Phụ lục IA.

Trường hợp 3: Lỗi hệ thống hạ tầng kỹ thuật của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử

Trường hợp này thì đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có trách nhiệm thông báo cho người bán được biết, phối hợp với Tổng cục Thuế để được hỗ trợ xử lý lỗi kịp thời.

Trường hợp 4: Lỗi kỹ thuật cổng thông tin điện tử không tiếp nhận được dữ liệu hóa đơn điện tử không có mã

  • Trong trường hợp này, tổng cục Thuế thông báo cho doanh nghiệp trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
  • Trong vòng 2 ngày khi Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoạt động trở lại bình thường, dữ liệu hóa đơn điện tử sẽ được chuyển đến cơ quan thuế. Việc gửi dữ liệu hóa đơn điện tử sau khi có thông báo Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế gặp lỗi kỹ thuật không được xác định là hành vi chậm gửi dữ liệu hóa đơn điện tử.
>>> Bài viết liên quan: chiết khấu thanh toán là gì?

Các lỗi khi sử dụng hoá đơn có mã xác thực trong quá trình sử dụng thực tế của doanh nghiệp

Cách xử lý hoá đơn có mã của cơ quan thuế khi bị lỗi

Trường hợp 1: Lỗi khi thực hiện đăng ký mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT lên cơ quan thuế

  • Doanh nghiệp chọn sai hình thức hóa đơn: trường hợp này xảy ra khi doanh nghiệp chọn hóa đơn không mã trong khi thuộc diện phải sử dụng hóa đơn có mã của cơ quan thuế (doanh nghiệp thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn có mã hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản lý  thuế về việc sử dụng hóa đơn có mã).
  • Doanh nghiệp chọn vào đối tượng sử dụng hóa đơn có mã không phải trả tiền: Theo quy định ở Điều 14 Nghị Định 123/2020/NĐ-CP quy định chỉ một số ít đơn vị được sử dụng hóa đơn điện tử có mã không phải trả tiền, còn lại các doanh nghiệp đều phải trả tiền cho các nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
  • Doanh nghiệp sau khi lập mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT nhưng không thể nộp cho cơ quan thuế: trường hợp này xảy ra do chưa cập nhật phiên bản mới phần mềm hóa đơn điện tử với các chức năng đáp ứng quy định với của nghị định Nghị Định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp cần thực hiện cập nhật hoặc liên hệ với đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử để được hỗ trợ.
  • Doanh nghiệp chưa biết cách tra cứu hóa đơn điện tử chuyển đổi: Khi cần tra cứu hóa đơn điện tử, doanh nghiệp truy cập địa chỉ https://hoadondientu.gdt.gov.vn, sau đó chọn mục cần tra cứu và điền các thông tin theo yêu cầu.

Trường hợp 2: Lỗi khi sử dụng hoá đơn có mã

  • Cơ quan thuế từ chối cấp mã do sai định dạng: Khi doanh nghiệp xuất hóa đơn điện tử, đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử sẽ gửi đến cơ quan thuế, trường hợp này bị từ chối do dữ liệu có ký tự đặc biệt; nhập nhiều địa chỉ email người nhận; địa chỉ email người nhận quá 50 ký tự; địa chỉ email có dấu cách; sai định dạng mã số thuế,...
  • Lỗi hóa đơn chậm nhận được mã: đây là trường hợp nhiều doanh nghiệp gặp phải, một trong những nguyên nhân là hệ thống cơ quan Thuế quá tải do nhận được số lượng lớn dữ liệu hóa đơn từ doanh nghiệp. Trường hợp này hóa đơn có thể được cấp mã sau vài giờ hoặc chậm hơn.
  • Lỗi hóa đơn điện tử hiển thị sai định dạng như hiển thị sai thông tin, mất thông tin,..: trường hợp này doanh nghiệp cần liên hệ đơn vị cung cấp phần mềm để được hỗ trợ. 
Trên đây là những lỗi thường gặp khi sử dụng và hướng dẫn xử lý khi sử dụng hóa đơn có mã bị lỗi. Việc sử dụng hóa đơn điện tử chuyển đổi khá là mới mẻ và có khả năng phát sinh các lỗi không lường trước. Chính vì vậy khi gặp các vấn đề không thể tự xử lý thì việc liên hệ với đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử hoặc cán bộ quản lý thuế là điều cần thiết. Cảm ơn bạn đã theo dõi, Song Kim chúc các bạn hoàn thành tốt công việc của mình.
X