Cách xử lý hóa đơn điện tử có sai sót

Menu

Cách xử lý khi xuất sai hóa đơn có mã của cơ quan thuế

17:22:06 20-12-2021 | Lượt xem: 11148

Việc triển khai chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC đánh dấu bước ngoặt mới của hóa đơn điện tử áp dụng công nghệ số trong việc lập và quản lý hóa đơn. Tuy nhiên trong quá trình sử dụng, ngoài việc hóa đơn có mã của cơ quan thuế bị lỗi. Thì việc xuất sai hóa đơn có mã của cơ quan thuế và cách xử lý là vấn đề không thể tránh khỏi. Hôm nay, Song Kim sẽ hướng dẫn bạn cách xử lý hóa đơn có mã của cơ quan thuế bị sai.
 
Cách xử lý khi xuất sai hóa đơn có mã của cơ quan thuế

Các trường hợp xuất sai hóa đơn có mã của cơ quan thuế

Cũng tương tự hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử theo thông tư 32/2011/TT-BTC, thì việc xuất hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế cũng có những sai sót phổ biến như: xuất sai tên công ty, địa chỉ, mã số thuế. Vậy, khi hóa đơn có mã của cơ quan thuế bị sai sót có bao nhiêu trường hợp sẽ xảy ra? Và cách xử lý sẽ như thế nào? Hãy cùng dịch vụ kế toán thuế Song Kim tìm hiểu qua bài viết sau.
Căn cứ theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định các trường hợp xuất hóa đơn có mã của cơ quan thuế bị sai như sau:

Trường hợp 1: hóa đơn điện tử đã được cấp mã nhưng người bán chưa gửi cho người mua

 
Cách xử lý khi xuất sai hóa đơn có mã của cơ quan thuế
  • Bước 1: Bên bán thực hiện thông báo cho cơ quan thuế theo Mẫu 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót.
  • Bước 2: Bên bán lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để được cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua. Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.
  • Bước 3: Bên bán gửi lại hóa đơn điện tử thay thế đã được cấp mã cho người mua.
  • Lưu ý: Khi thực hiện bước 2, bạn có thể đồng thời hủy hóa đơn điện tử trên phần mềm hóa đơn điện tử để việc kết xuất số liệu hàng hóa, dịch vụ bán ra vào kỳ báo cáo thuế được chính xác. 

>>> Có thể bạn quan tâm: Cách viết hóa đơn hàng biếu tặng 

Trường hợp 2: người bán lập hóa đơn gửi bên mua khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ.

Trường hợp này người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập bằng cách thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT.
Lưu ý: Khi thực hiện việc thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn, bạn có thể đồng thời hủy hóa đơn điện tử trên phần mềm hóa đơn điện tử để việc kết xuất số liệu hàng hóa, dịch vụ bán ra vào kỳ báo cáo thuế được chính xác

Trường hợp 3: hóa đơn điện tử được phát hiện sai sót sau khi đã gửi cho người mua (sai sót về tên, địa chỉ của người mua)

 
Cách xử lý khi xuất sai hóa đơn có mã của cơ quan thuế
  • Bước 1: người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn điện tử đã lập có sai sót, người bán không phải lập lại hóa đơn điện tử.
  • Bước 2: Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT.
  • Bước 3: Người bán gửi cho người mua kết quả của thông báo đã gửi cho cơ thuế về sai sót
>>> Có thể bạn sẽ cần: dịch vụ thay đổi đăng ký kinh doanh

Trường hợp 4: hóa đơn điện tử được phát hiện sai sót sau khi đã gửi cho người mua (sai sót các nội dung quan trọng như mã số thuế; sai số tiền, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng...)

Cách xử lý khi xuất sai hóa đơn có mã của cơ quan thuế
 
Người bán tiến hành thông báo cho người mua về việc có sai sót trọng yếu trên hóa đơn điện đơn tử có mã của cơ quan thuế. Người bán và người mua có thể thỏa thuận, chọn 1 trong 2 cách xử lý, cụ thể như sau:
  • Bước 1: Người bán có thể lựa chọn một trong hai cách xử lý sau:
+ Cách 1: Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn sai sót. Ở cách này người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận điều chỉnh sai sót (nội dung văn bản điều chỉnh cần ghi rõ nội dung sai sót trước và sau khi điều chỉnh), sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
+ Cách 2: Kế toán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót. Đối với trường hợp này thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận hủy bỏ hóa đơn sai sót (nội dung ghi rõ sai sót), sau đó người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn đã lập có sai sót. Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
  • Bước 2: Thông báo cho cơ quan thuế về hóa đơn đã được cấp mã có sai sót bằng mẫu 04/SS-HĐĐT. Cơ quan thuế sẽ tiến hành hủy hóa đơn đã được cấp mã có sai sót này.
  • Bước 3: Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh (theo cách 1) hoặc hóa đơn điện tử thay thế (theo cách 2) gửi cơ quan thuế để được cấp mã hóa đơn
  • Bước 4: Người bán gửi hóa đơn điện tử vừa lập cho người mua.
Lưu ý: Đối với ngành hàng không thì hóa đơn đổi, hoàn chứng từ vận chuyển hàng không được coi là hóa đơn điều chỉnh mà không cần có thông tin “Điều chỉnh tăng/giảm cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... ngày... tháng... năm”. Doanh nghiệp vận chuyển hàng không được phép xuất hóa đơn của mình cho các trường hợp hoàn, đổi chứng từ vận chuyển do đại lý xuất.
>>> Có thể bạn quan tâm: định nghĩa chiết khấu thanh toán

Trường hợp 5: cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử có mã có sai sót

  • Trường hợp này cơ quan thuế thông báo cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP để người bán kiểm tra sai sót.
  • Sau khi nhận thông báo từ cơ quan thuế, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT về việc kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.
  • Nếu người bán không thông báo với cơ quan thuế sau 2 lần được gửi mẫu  Mẫu số 01/TB-RSĐT thì cơ quan thuế tiến hành xem xét kiểm tra về sử dụng hóa đơn điện tử của bên bán.
>>> Có thể bạn sẽ cần: Cách tra cứu hồ sơ BHTN

Những điều cần lưu ý trong quá trình xử lý hóa đơn có mã của cơ quan thuế có sai sót

  • Việc người bán thông báo điều chỉnh hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế bị sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế có thể gửi bất cứ thời gian nào nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh.
  • Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.
  • Trường hợp theo quy định hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn có sai sót thì người bán chỉ thực hiện điều chỉnh mà không thực hiện hủy hoặc thay thế.
  • Đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót thì: điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh. 
Như vậy bài viết đã tổng hợp các tình huống xuất theo đơn có mã theo thông tư 78 bị sai. Về cơ bản, việc xuất và xử lý hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế có sai sót sẽ thực hiện theo nguyên tắc: khi xuất hóa đơn cần được gửi lên cơ quan thuế để được cấp mã thì khi phát sinh sai sót dù là sai sót của bên mua, bên bán hay cơ quan Thuế thì người bán cần gửi thông báo cho cơ quan thuế (Mẫu số 04/SS-HĐĐT) trước khi thực hiện các bước như xuất hóa đơn điều chỉnh hoặc xuất hóa đơn thay thế. Dịch vụ thành lập công ty TpHCM chúc các bạn thành công!
X