Công ty thuê xe của cá nhân

Menu

Cách đưa chi phí thuê ô tô của cá nhân vào chi phí công ty

09:07:09 10-05-2022 | Lượt xem: 362

Việc doanh nghiệp thuê xe của cá nhân để phục vụ mục đích kinh doanh của doanh nghiệp là việc thường xuyên xảy ra trong thực tế. Nhưng khi chi phí thuê xe ô tô của cá nhân là loại chi phí không có hóa đơn. Vậy, làm cách nào để đưa chi phí thuê xe của cá nhân vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN? Mời bạn cùng Song Kim tìm hiểu chi tiết qua bài viết sau đây.
Cách đưa chi phí thuê ô tô của cá nhân vào chi phí công ty

Ưu điểm khi đưa chi phí thuê xe cá nhân vào chi phí doanh nghiệp

Khi công ty thuê xe của cá nhân để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh, sẽ có rất nhiều chi phí kèm theo như: lương tài xế, chi phí xăng dầu, phí cầu đường, chi phí bảo dưỡng định kỳ (nếu có). Vì thế, nếu không hợp thức hóa chi phí thuê xe của cá nhân không có hóa đơn, những chi phí kể trên có thể bị xuất toán khi tính thuế TNDN. Chính vì thế, việc hợp thức hóa chi phí thuê xe cá nhân là việc cần làm khi đây là chi phí thực tế phát sinh tại doanh nghiệp.
Trước tiên, mời các bạn cùng dịch vụ thay đổi GPKD Song Kim tìm hiểu những quy định của pháp luật liên quan đến vấn đề thuê xe cá nhân cho công ty nhưng không có hóa đơn.

>>> Có thể bạn quan tâm: Thuê nhà của cá nhân làm văn phòng có phải là chi phí hợp lý?

Quy định về chi phí thuê xe ô tô của cá nhân

Căn cứ khoản 2.5 điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, có quy định:
“2.5. Chi tiền thuê tài sản của cá nhân không có đầy đủ hồ sơ, chứng từ dưới đây:
- Trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân thì hồ sơ để xác định chi phí được trừ là hợp đồng thuê tài sản và chứng từ trả tiền thuê tài sản.
- Trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân mà tại hợp đồng thuê tài sản có thoả thuận doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân thì hồ sơ để xác định chi phí được trừ là hợp đồng thuê tài sản, chứng từ trả tiền thuê tài sản và chứng từ nộp thuế thay cho cá nhân.
- Trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân mà tại hợp đồng thuê tài sản có thỏa thuận tiền thuê tài sản chưa bao gồm thuế (thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân) và doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân thì doanh nghiệp được tính vào chí phí được trừ tổng số tiền thuê tài sản bao gồm cả phần thuế nộp thay cho cá nhân.”
Kết luận: có thể khẳng định rằng, việc thuê xe ô tô của cá nhân hoàn toàn có thể được tính là chi phí hợp lý của công ty nếu đáp ứng đầy đủ các hồ sơ đã được quy định tại Thông tư 96/2015/TT-BTC
Thêm vào đó, căn cứ vào kết luận của công văn số 15335/CT-TTHT, về việc chính sách thuế đối với hoạt động cho thuê tài sản, cung cấp dịch vụ của cá nhân không kinh doanh, do cục thuế thành phố Hà Nội ban hành. Tại kết luận số 2, có đoạn ghi:
“Trường hợp Công ty thuê tài sản (xe ô tô) của ông Y là cá nhân không kinh doanh với số tiền trên 100 triệu đồng/ năm mà tại hợp đồng thuê tài sản có thỏa thuận tiền thuê tài sản chưa bao gồm thuế (thuế GTGT, thuế TNCN) và Công ty nộp thuế thay cho cá nhân thì được tính vào chi phí được trừ tổng số tiền thuê tài sản bao gồm cả phần thuế nộp thay cho cá nhân. Công ty liên hệ với Chi cục Thuế nơi cá nhân có tài sản cho thuê để kê khai, nộp thuế thay cho cá nhân cho thuê tài sản theo quy định.
Công ty căn cứ vào hợp đồng thuê tài sản và chứng từ trả tiền thuê tài sản để xác định chi phí được trừ khi tính thuế TNDN theo quy định tại Điều 4, Thông tư 96/2015/TT-BTC nêu trên.”
Như vậy, việc thuê xe của cá nhân không có hóa đơn hoàn toàn có thể đưa vào chi phí được trừ của công ty, nếu đáp ứng đầy đủ các hồ sơ đã được quy định tại điều 4, Thông tư 96/2015/TT-BTC

>>> Có thể bạn quan tâm: Cách ghi mẫu giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN

Cách tính thuế dành của cá nhân khi cho công ty thuê xe

Cách đưa chi phí thuê ô tô của cá nhân vào chi phí công ty
 
Căn cứ vào các quy định pháp luật đã nêu trên, có thể thấy việc thuê xe của cá nhân cho công ty sẽ được chia thành 2 trường hợp:

Trường hợp 1:  Cá nhân cho công ty thuê xe có thu nhập từ việc cho thuê tài sản không quá 100 triệu/năm

Căn cứu vào khoản 3, điều 1, thông tư 100/2021/TT-BTC, có quy định:
“3. Sửa đổi điểm c khoản 1 Điều 9 như sau:
“c) Cá nhân chỉ có hoạt động cho thuê tài sản và thời gian cho thuê không trọn năm, nếu phát sinh doanh thu cho thuê từ 100 triệu đồng/năm trở xuống thì thuộc diện không phải nộp thuế GTGT, không phải nộp thuế TNCN. Trường hợp bên thuê trả tiền thuê tài sản trước cho nhiều năm thì mức doanh thu để xác định cá nhân phải nộp thuế hay không phải nộp thuế là doanh thu trả tiền một lần được phân bổ theo năm dương lịch.”
Kết luận: có thể khẳng định rằng, việc cho thuê xe ô tô dưới 100tr/năm không phải đóng bất cứ khoản thuế GTGT và TNCN nào. Công ty thuê xe của cá nhân chỉ cần làm đầy đủ các thủ tục về thuê xe, thanh toán là có thể đưa chi phí thuê xe của cá nhân vào chi phí được trừ của doanh nghiệp.

Trường hợp 2: Giá trị hợp đồng cho thuê xe cao hơn 100 triệu/năm

Ngược lại, với trường hợp nêu trên, việc thuê xe ô tô của cá nhân có giá trị hợp đồng trên 100tr/năm, để chi phí thuê xe được tính là chi phí hợp lý, doanh nghiệp hoặc cá nhân cần nộp thuế GTGT, thuế TNCN từ việc cho thuê tài sản. Nếu:
Trường hợp 2.1: Giá thuê xe ô tô chưa bao gồm thuế và công ty nộp thuế thay cho cá nhân. Thì phần chi phí được trừ sẽ bao gồm giá thuê xe và tiền thuế mà doanh nghiệp đã nộp thay cho cá nhân.
Trường hợp 2.2:  Giá thuê xe ô tô chưa bao gồm thuế và cá nhân tự nộp thuế. Thì phần chi phí được trừ là giá thuê xe ô tô của cá nhân ghi trên hợp đồng.

Mức thuế suất cá nhân phải nộp khi cho công ty thuê xe ô tô

Ngay sau đây, dịch vụ thay đổi GPKD Song Kim sẽ gởi đến các bạn mức tính thuế và thuế suất khi cho thuê xe ô tô có giá trị hợp đồng từ 100 triệu/năm trở . Theo đó, mức thuế và thuế suất phải nộp là:
Thuế Giá trị gia tăng (GTGT) = 5% x giá cho thuê chưa bao gồm thuế
Thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) = 5% x giá thuê chưa bao gồm thuế
Qua các dẫn chứng luật nêu trên, có thể thấy, việc đưa chi phí thuê xe của cá nhân không có hóa đơn vào công ty sẽ tối ưu chi phí thuế dành cho doanh nghiệp. Vậy, để chi phí thuê xe của cá nhân không có hóa đơn được tính là chi phí hợp lý (được trừ) khi tính thuế TNDN, doanh nghiệp cần phải chuẩn bị những gì?

Hồ sơ cần có khi thuê xe của cá nhân không có hóa đơn

Cách đưa chi phí thuê ô tô của cá nhân vào chi phí công ty
 
Để chi phí thuê xe ô tô của cá nhân được tính là chi phí được trừ (chi phí hợp lý) của doanh nghiệp khi tính thuế TNDN, tối thiểu phải có các loại hợp đồng, chứng từ sau đây:
  • Hợp đồng thuê xe của công ty với cá nhân
  • Giấy tờ tùy thân của chủ xe, giấy tờ xe (bản photo)
  • Phiếu chi có chữ ký của chủ xe; hoặc ủy nhiệm chi, lệnh chuyển tiền thanh toán tiền thuê xe định kỳ
  • Giấy tờ kê khai, nộp thuế nếu giá trị hợp đồng thuê xe trên 100.000.000 đồng/năm
Sau đây, Song Kim sẽ gởi đến các bạn cách hạch toán chi phí thuê xe ô tô cá nhân

Hạch toán chi phí thuê xe của cá nhân

Tùy thuộc vào mục đích sử dụng xe ô tô khi đi thuê, kế toán sẽ hạch toán chi phí thuê xe vào các tài khoản kế toán phù hợp. Sau đây là 1 số cách hạch toán chi phí thuê xe của cá nhân:
Trường hợp 1: nếu thuê xe của cá nhân và sử dụng cho bộ phận bán hàng, kế toán hạch toán như sau:
Nợ TK 6417
Có TK 111/112/131
Trường hợp 2: nếu thuê xe cho bộ phận quản lý sử dụng, kế toán tiến hành hạch toán như sau:
Nợ TK 6427
Có TK 111/112/131
Trường hợp 3: nếu mục đích thuê xe dùng để chở nguyên vật liệu sản xuất (cty sản xuất) hoặc dùng để chở vật tư, máy móc xây dựng (cty xây dựng), kế toán tiến hành hạch toán như sau:
Nợ 6277
Có TK 111/112/131
Nếu công ty trả tiền thuê xe 1 lần nhiều tháng, bạn hạch toán chi phí thuê xe ô tô cá nhân như sau:
Nợ 242
Có TK 111/112/131
Sau đó, hàng tháng bạn hạch toán chi phí thuê xe cá nhân như đã trình bày bên trên

>>> Có thể bạn quan tâm: Cách hạch toán chiết khấu thương mại

Mẫu hợp đồng thuê xe cá nhân cho công ty

Việc lập hợp đồng công ty thuê xe của cá nhân là rất quan trọng không chỉ về mặt kế toán thuế (hợp lý thức hóa chi phí thực tế của doanh nghiệp). Mà hợp đồng công ty thuê xe của cá nhân sẽ thể hiện các quyền lợi, nghĩa vụ, trách nhiệm giữa 2 bên là công ty (bên thuê) và cá nhân (bên cho thuê).

Một số lưu ý khi lập hợp đồng cá nhân cho công ty thuê xe

Sau đây là 1 số lưu ý khi lập hợp đồng thuê xe của cá nhân:
  • Ngoài các thông tin cụ thể về xe ô tô của cá nhân như: loại, đời xe, biển kiểm soát, tình trạng xe,…Để chi phí thuê xe của cá nhân được tính vào chi phí công ty, hợp đồng thuê xe nên có những thông tin sau đây:
  • Hợp đồng phải thể hiện rõ tiền thuê xe, tiền thuê đã có thuế hay chưa? Và thuế GTGT, thu nhập cá nhân phát sinh từ việc công ty thuê xe của cá nhân là bên nào chịu? (công ty chịu hay cá nhân cho thuê xe chịu)
  • Hợp đồng thuê xe phải thể hiện rõ chi phí bảo dưỡng, bảo trì trong thời gian thuê xe là do bên nào chịu?
  • Hợp đồng phải ghi rõ số ngày mà cá nhân cho thuê được nhận lại xe trong 1 tháng? Số km khống chế trong 1 tháng (nếu có)

Tải mẫu hợp đồng công ty thuê xe của cá nhân

Bạn có thể click vào icon bên dưới để tải hợp đồng mẫu
Cách đưa chi phí thuê ô tô của cá nhân vào chi phí công ty

Trên đây là tất cả những vấn đề liên quan đến việc công ty thuê xe của cá nhân không có hóa đơn. Nếu bạn còn bất cứ thắc mắc nào khác, hãy liên hệ ngay với dịch vụ kế toán Song Kim để được tư vấn và giải đáp.
X